Entwickler-Blog

Beim Erstellen einer E-Mail steht mit dem aktuellen Build eine Rechtschreibprüfung zur Verfügung. Sie verwendet die Wörterbücher von Microsoft Office Word, das installiert sein muss. Aktuell wird nur die deutsche Sprache unterstützt. Es wird daran gearbeitet, die Rechtschreibprüfung für weitere Sprachen verwenden zu können.

Der aktuelle Build kann im Download-Bereich der TelMarkt-Homepage geladen werden.

Beim Versenden einer E-Mail können (außer dem Haupt-Adressaten) zusätzliche Empfänger eingetragen werden, die über eine eigene Maske gesucht werden können. Dazu war es aber bisher notwendig, dass diese Empfänger in der Datenbank definiert waren. Die Maske wurde nun so erweitert, dass auch E-Mail-Adressen eingegeben werden können, die nicht in der Datenbank gespeichert sein müssen.

Der automatisch erstellte Eintrag in der Kontakt-Historie enthält im Anhang eine Auflistung aller Empfänger, in der auch solche "freien" E-Mail-Adressen enthalten sind und der Vorgang somit nachvollziehbar ist.

Die Erweiterung steht mit dem nächsten Update zur Verfügung und kann von der TelMarkt-Homepage geladen werden.

Eine Zielgruppe oder Selektierung kann über verschiedenste Kriterien definiert werden. Beispiele der Kriterien sind PLZ-Gebiete, Branchen, Kundenstatus, Selektierungs-Kennzeichen u.a. Weitere Einschränkungen können z.B. über das Datum des letzten Kontaktes oder das geplante Datum des nächsten Kontaktes erfolgen.

Eine derart definierte Zielgruppe kann von mehreren Benutzern angerufen werden. Solange eine Kontaktperson nicht erreicht oder von ihr keine Stellungnahme erhalten werden konnte, bleibt sie in der Zielgruppe erhalten. Andernfalls wird sie in der Zielgruppe als "erledigt" markiert. Dabei kann entweder kein weiterer Kontakt eingetragen werden (z.B. wenn das Angebot für die Kontaktperson nicht interessant ist) oder es kann ein weiterer Kontakt geplant werden. Dieser neue Plan-Kontakt kann auch an einen anderen Benutzer delegiert werden. So kann ein Benutzer im Contact-Center den nächsten Anruf einem Mitarbeiter im Vertrieb zuordnen. Dieser Mitarbeiter wird zusätzlich durch den internen Nachrichten-Kanal von TelMarkt über diesen Plan-Kontakt informiert.

Die Statistik für eine Zielgruppe gibt Auskunft, für wie viele "erledigten" Kontaktpersonen Folgeanrufe geplant wurden. Dieser Prozentsatz kann als Erfolgskriterium verwendet werden.

Wurde eine Kontaktperson in einer Zielgruppe fälschlicherweise als erledigt markiert, kann dies nun von einem Benutzer mit Manager-Recht rückgängig gemacht werden. Dies erfolgt durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf einen Eintrag in der Liste der Kontaktpersonen,
die über die Verwaltung von Selektierungen geöffnet werden kann.

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Wesentlich mehr Möglichkeiten und detailliertere Statistiken mit z.B. frei definierbaren Ablehnungsgründen bietet das CallCenter-Modul, das ebenso nahtlos in die anderen Prozesse in TelMarkt integriert ist.

Im Menü Suchen gibt es eine Funktion zur Volltextsuche. Damit können die Einträge in den Kontakt-Historien oder in den frei verwendbaren Textfeldern nach einem oder mehreren Begriffen durchsucht werden. Ähnlich wie in Google können auch Begriffe ausgeschlossen werden. Die Eingabe "ABC DEF -123" sucht nach allen Einträgen, die sowohl "ABC" als auch "DEF" enthalten, nicht aber "123". Zusätzlich kann die Suche zeitlich eingeschränkt werden. Über die rechte Maustaste können auch die Kontaktnotizen anderer Anwender durchsucht werden, sofern die notwendigen Berechtigungen erteilt wurden.

Die gefundenen Einträge werden in Kurzform übersichtlich in einer Tabelle mit Angabe der Kontakt-Person und des Zeitpunktes aufgelistet. Durch Anklicken einer Tabellen-Zeile wird der gesamte Text des Eintrages in einem eigenen Feld dargestellt. Dabei werden die Fundstellen der gesuchten Begriffe farblich markiert. Über zwei Pfeil-Buttons können alle Fundstellen im Text vor- und rückwärts der Reihe nach gelesen werden. Die jeweils aktuelle Fundstelle wird zusätzlich fett dargestellt.

Mit TelMarkt können Adressdaten aus verschiedenen Quellen übernommen werden, z.B. aus Access-Datenbanken, Excel-Tabellen oder von verschiedenen Adress-CDs, die käuflich erworben werden können. Die Adressen aus all diesen Quellen müssen zunächst in das allgemein unterstützte CSV-Format oder ein ähnliches Format exportiert werden. So exportierte Dateien enthalten für jede Adresse / Kontaktperson eine Zeile, die Felder (Firmenname, Vorname, Nachname, Telefonnummer) sind durch ein Trennzeichen (meist ein Strichpunkt) getrennt.

Der Import solcher Dateien in die TelMarkt-Datenbank ist problemlos möglich. Die Reihenfolge der Felder kann frei definiert werden. Verschiedene solcher Dateiformate können definiert und immer wieder verwendet werden. Für den Import von Adress-CDs werden Beispiel-Formate mit ausgeliefert und installiert.

Es gibt jedoch - vor allem beim Import von manuell gepflegten Excel- und Access-Daten - immer wieder Besonderheiten. So erhielten wir eine Excel-Datei, in der in einer Spalte in jedem Feld mehrere Zeilen mit verschiedenen Telefonnummern oder in den Feldern einer anderen Spalte die komplette Adresse (bestehend aus mehreren Zeilen) enthalten waren. Beim Export solcher Daten werden dann aus einer Excel-Zeile mehrere Zeilen in der Export-Datei. Damit ist eine automatische Erkennung von zusammengehörenden Daten nicht mehr ohne weiteres möglich.

In solchen Fällen müssen zunächst die Daten in der Excel-Tabelle vor dem Export bearbeitet werden oder mit einer gesonderten Routine exportiert werden. Solche Routinen müssen von Fall zu Fall entwickelt werden - was wir aber gerne für unsere Kunden erledigen.

Die Verwaltung von Kundennummern beschränkte sich bisher auf den Import (z.B. aus einem ERP-System) und die Anzeige in der Adressverwaltung. Mit dem neuen Build können Kundennummern in der Maske Partner-Daten erfasst und geändert werden.

Eine Kundennummer kann für eine Firma, eine Niederlassung oder eine Kontaktperson vergeben werden. Da Kundennummern vererbt werden, gilt die Kundennummer einer Firma für alle Kontaktpersonen in allen Niederlassungen, solange dort keine anderen Kundennummern vergeben werden.

Wird z.B. für die Firma ABC, die drei Niederlassungen hat, die Kundennummer 123 vergeben, und für die Niederlassung X dieser Firma die Kundennummer 456, so gilt letztere für alle Anfragen, Aufträge usw. der Niederlassung X, für alle anderen Vorgänge mit den anderen Niederlassungen der Firma ABC gilt die Kundennummer 123.

Die Kundennummer kann im Modul Projekt- und Auftragsverwaltung über eine neue Textmarke auf Anfragen, Angeboten, Aufträgen, Auftragsbestätigungen und Rechnungen ausgedruckt werden. Im Modul Fertigung gilt dies auch für Lieferscheine.

Die Eingabe eines Datums oder einer Zeit ist bei der Bearbeitung fast aller Prozesse notwendig. Egal, ob es sich um eine Frist für einen Eintrag in der ToDo-Liste oder z.B. geplante Besuchstermine handelt. Insbesondere jedoch ist nach jedem (telefonischen) Kontakt ein Zeitpunkt für den nächsten Kontakt zu erfassen (Wiedervorlage). Die Eingabe eines Datums kann einfach durch Eintippen oder durch einen Doppelklick auf das entsprechende Datum im Kalender erfolgen. In vielen Fällen sind jedoch "unscharfe" Termine anzugeben, die oft ein umständliches Blättern im Kalender notwendig machen.

Vor allem bei telefonischen Kontakten wird man oft gebeten, "in zwei Wochen" oder "in drei Monaten" wieder anzurufen. Dies konnte schon bisher mit Befehlen wie "+2w" oder "+3m" erfolgen, die einfach in das Datumsfeld eingegeben werden. Ähnliche Angaben können auch in Zeitfeldern erfolgen ("+2h" = in zwei Stunden).

Für eine Wiedervorlage in "Kalenderwoche 37" kann einfach "kw37" eingegeben werden. In diesem Fall ermittelt TelMarkt den Tag in der Kalenderwoche 37, an dem am wenigsten Kontakte geplant sind. Sollte die KW 37 in der Vergangenheit liegen, wird automatisch die KW 37 des nächsten Jahres verwendet.

Nun wurden weitere Eingabeformate geschaffen, um auch einen gewünschten Kontakttermin "Anfang November" oder "Ende August" einfach und schnell erfassen zu können. Dies erfolgt durch die Angabe von z.B. an07 für Anfang Juli, mi08 für Mitte August oder en09 für Ende September. TelMarkt verwendet dabei die ersten sieben, die mittleren sieben oder die letzten sieben Kalendertage des angegebenen Monats und ermittelt hier den Tag, an dem die wenigsten Kontakte geplant sind.

Die neuen Funktionen stehen mit dem nächsten Build der Version 2.02-1 zur Verfügung. Eine genaue Beschreibung ist in der Hilfe-Datei enthalten und kann aus TelMarkt mit der F1-Taste abgerufen werden.

In einer Kontakt-Historie sammeln sich im Laufe der Zeit viele Einträge an, von denen nur wenige wirklich wichtig sind. Wie oft man vertröstet wurde oder wann der Gesprächspartner nicht erreichbar war, ist im Rückblick uninteressant, im aktuellen Kontakt-Verlauf aber oft sehr wichtig.

Ein Beispiel:
Stellen Sie sich vor, ein Kunde, der von einem Mitarbeiter betreut wird, ruft Sie an, da der Mitarbeiter gerade im Urlaub ist. Nun nützt es nicht viel, dass jeder Kontakt säuberlich aufgezeichnet wurde - bis Sie alles gelesen haben, hat der Kunde genervt aufgelegt. Hat Ihr Mitarbeiter aber alle wichtigen Kontakte sofort bei der Anlage gekennzeichnet, ist es nur ein Mausklick, um eine komprimierte Kontakt-Historie zu erhalten! Diese umfasst alle als wichtig deklarierten Kontakte, alle Anfragen, Angebote, Aufträge und Rechnungen sowie auch die letzten drei 'unwichtigen' Kontakte (die Anzahl ist konfigurierbar). Sie wissen sofort, was los ist!

Sowohl während eines Telefonats, beim Lesen oder beim Versand einer eMail können Sie einen Kontakt entsprechend markieren. Natürlich können Sie auch einen bereits bestehenden Eintrag in der Kontakt-Historie im Nachhinein als wichtig bzw. als unwichtig kennzeichnen.

Mehrere Kunden haben uns danach gefragt, selbst zusätzliche Felder definieren zu können, um weitere Informationen bei jeder Adresse hinterlegen zu können. Bisher ist eine solche Möglichkeit in TelMarkt nicht gegeben. Wir haben uns dazu einige Gedanken gemacht, die kurz dargestellt werden sollen. Sollten Sie auch Anforderungen bzw. Wünsche in dieser Richtung haben oder Kritik zu unseren Plänen anbringen wollen, bitten wir Sie, uns das hier als Kommentar zu schreiben. Den Link dazu finden Sie oberhalb der Überschrift zu diesem Eintrag.

Die geplanten Felder sollen auf Ebene der Ansprechpartner hinterlegt werden, also nicht pro Niederlassung oder pro Firma. In einem B2B-Umfeld sind in einer Firma sicher unterschiedliche Daten pro Ansprechpartner interessant. Die Felder können verschiedene Datentypen beinhalten wie z.B. Zahlen, Zeichenketten (max. Länge 255 Zeichen), Datum, Zeit, Zeitspanne (von 08:00 bis 12:00 Uhr), Wochentag oder Monat. Spezielle Typen sind z.B. eine Internetadresse (http://www.TelMarkt.de/ oder eine eMail-Adresse. Und einfache Ja / Nein -Angaben. Letzter können auch für einfache Stichworte (heutzutage als Tags bezeichnet) verwendet werden.
Die Felder können in Gruppen zusammengefasst werden, um eine gewisse Übersichtlichkeit zu erreichen. Bei verschiedenen Datentypen können Grenzwerte vorgegeben werden, um die Daten - soweit überhaupt möglich - auf Zulässigkeit prüfen zu können. Letztlich kann bei einigen Datentypen definiert werden, ob nur vorgegebene Werte gewählt werden können oder freie Eingaben erlaubt sind. Beispiel dafür: die Automarke der Dienstwagen. Durch vorgegebene Angaben werden Tippfehler vermieden.
Diese Angaben können nur von Benutzern erstellt werden, denen das Manager-Recht zugewiesen wurde.

Das Setzen und Zuweisen der Werte für eine Kontaktperson in der Datenbank erfolgt in der Maske "Partner-Details". Zu den Reitern "Partner", "Texte", "Selektierung" und "Umfragen" kommt ein weiterer: "Freie Felder". Jeder Benutzer kann für sich definieren, welche Gruppe von Feldern und welches Feld beim Wechsel der Kontaktperson angezeigt werden soll (ähnlich wie bei den Selektierungs-Kennzeichen).

Natürlich soll es dann auch möglich sein, diese Felder in die Kriterien zur Definition von Zielgruppen einzubinden.

Nochmals unsere Bitte: schreiben Sie uns hier einen Kommentar, wenn Sie Anregungen, Verbesserungs-Vorschläge oder Kritik zu dieser neuen Funktion haben.

Eine der wichtigsten Eigenschaften von TelMarkt ist der integrierte eMail-Client, mit dem eMails versendet und gelesen werden können. Dadurch ist TelMarkt unabhängig von anderen Programmen wie Outlook oder sonstigen eMail-Programmen. Eingegangene eMails können mit einem Mausklick in die Kontakt-Historie des Absenders übernommen werden.

Das Layout beim Lesen von eMails kann nun geändert werden. Die neue Anordnung der Bereiche bietet mehr Platz für Html-eMails.

Im linken Bereich werden wie bisher die eingegangenen eMails mit Absender und Größe angezeigt. Über Buttons können Aufgaben (ToDos) oder Termine aus der eMail erfasst werden. Handelt es sich um eine Anfrage oder einen Auftrag, können dessen Daten bis auf Positions-Ebene direkt übernommen werden und sind automatisch dem Absender und der eMail zugeordnet.



Die Liste der Anhänge zeigt nun neben dem Namen der Datei das Icon des zugehörigen Viewers, wie es auch im Windows Explorer erscheint. Es können kleine oder große Icons gewählt werden.

Über ein Popup-Menü können einzelne Anhänge angezeigt werden. Ausgewählte oder alle Anhänge können in einem wählbaren Verzeichnis speichert werden. Unabhängig davon können die Anhänge bestimmt werden, die bei der Übernahme der eMail in die Kontakt-Historie im Dokumenten-Speicher von TelMarkt abgelegt werden.

Der interne Nachrichten-Kanal kann von allen TelMarkt-Benutzern verwendet werden, um sich - ähnlich wie bei einem Instant Messenger - Nachrichten zu senden. Er wird auch von TelMarkt selbst genutzt, um Administratoren und Manager auf die fällige Datensicherung hinzuweisen oder darauf, dass es Zeit wird, für das nächste Kalenderjahr die Feiertage zu generieren.

Dem Benutzer stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

- Schreiben von Nachrichten
- Lesen und Beantworten eingegangener Nachrichten
- Kontrolle der versandten Nachrichten

Beim Eingang einer neuen Nachricht wird ein kleines Fenster mit einer entsprechenden Meldung eingeblendet. Von hier aus kann direkt die Maske zum Lesen der Nachricht gestartet werden. Erfolgt keine Reaktion, verschwindet das Fenster nach wenigen Sekunden wieder. Mit einem Mausklick kann sofort eine Antwort auf eine Nachricht erstellt werden. Jede Nachricht kann einen Erledigungs-Vermerk erhalten.

Die Liste der versandten Nachrichten mit Zeitpunkt und Empfänger zeigt außerdem, wann die Nachricht gelesen und wann als erledigt markiert wurde. Die Liste kann nach allen Feldern auf- und absteigend sortiert werden. Vom Empfänger nicht erledigte Nachrichten können sehr einfach angemahnt werden.

Auf Empfänger, die z.B. offline mit einem Datenbank-Replikat bei Kundenbesuchen sind, wird bei jedem Nachrichten-Versand hingewiesen.

TelMarkt hat eine schlichte Benutzer-Oberfläche ohne viele graphische Gimmiks. Dafür ist sie schnell und praktisch und hilft Zeit zu sparen. Auch auf den Einsatz vieler Farben wird verzichtet. Das kann nur zur Verwirrung führen, wenn es dort blau und dort grün und dort rot ist, und dann noch in einer Ecke gelb blinkt.

Auf mehrfachen Kunden-Wunsch werden nun aber doch einige Schaltflächen (Buttons) eingefärbt.

In dem Beispiel aus der Adress-Verwaltung erkennt man, dass die Kontaktperson einem oder mehreren Projekten zugeordnet ist. Außerdem sind Aufgaben (ToDos) hinterlegt, die bereits überfällig sind.

Ähnlich wird in der Kontakt-Historie darauf hingewiesen, dass zu einem Kontakt Dokumente hinterlegt sind oder dass eine Firma mit einer anderen verknüpft ist.

Wem das zu viel Farbe ist, der kann die Farbe auch abschalten. Natürlich jeder Benutzer für sich.

Nachdem immer mehr Anwender OpenOffice einsetzen, haben wir nun auch eine Schnittstelle entwickelt, um mit TelMarkt Briefe, Faxe, Besuchsberichte (Modul Reiseplanung) usw. über OpenOffice Writer schreiben zu können.

Wie bei Microsoft Word können die Vorlagen frei gestaltet werden. Dort wo spezifische Daten (Adresse, Anrede usw.) eingefügt werden sollen, sind in der Vorlage Textmarken einzusetzen. Diese Vorlagen können natürlich auch für Serienbriefe verwendet werden. Alle Schriftstücke (und auch eMails), die mit TelMarkt erstellt werden, können so personalisiert werden.

Noch nicht verfügbar ist diese Schnittstelle im Modul Projekt- und Auftrags-Verwaltung zum Erstellen von Angeboten und Rechnungen. Es wird aber bereits daran gearbeitet.

TelMarkt bietet verschiedenste Möglichkeiten, ein Datum einzugeben. Z.B. durch

- Berechnungs-Befehle ("+2w" errechnet das Datum in zwei Wochen, "+3m" in drei Monaten)
- Angabe einer Kalender-Woche ("kw05" ermittelt den Tag in der Woche 05, für den noch am wenigsten geplant ist)
- Anklicken eines Datums im Kalender

Die letzte Möglichkeit (Anklicken im Kalender) wurde nun optimiert und für weitere Masken verfügbar gemacht. Um z.B. bei der Erfassung einer Aufgabe (ToDo) einen Termin für deren Erledigung einzugeben, kann man mit einem Doppelklick in das entsprechende Feld zur Kalender-Maske springen (die - falls notwendig - in den Vordergrund geholt wird), dort das gewünschte Datum anklicken und ist dann automatisch wieder in der Maske der Aufgaben.

Aber natürlich kann man das Datum auch manuell eingeben ...

Im Basis-Modul gibt es viele kleine Änderungen, die hier nicht aufgezählt werden sollen. Zwei größere Verbesserungen seien aber genannt:

Die Erfassung von Aufgaben (ToDos) wurde vereinfacht. Für Aufgaben, die erst wesentlich später anstehen, kann nun neben dem spätesten Termin auch angegeben werden, ab wann sie in der Liste der zu erledigenden Aufgaben erscheinen soll.

Mit der neuen AutoUpdate-Funktion können Updates an den Programm-Dateien einfach auf viele Arbeitsplätze verteilt werden.